Nach der Annahme des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 wurden rückwirkend zum 01. Juli 2011 die Hürden für digitale Rechnungen deutlich gesenkt.

 

Weggefallen ist die Verpflichtung, die Rechnung mit einer digitalen Signatur zu belegen. Außerdem steht es dem Rechnungsersteller nun frei, auf welchem Weg (z.B. per E-Mail) die Rechnung versandt wird.

 

Im Grunde entsprechen die Anforderungen an digitale Belege denen an Papierrechnungen, mit Ausnahme der Unversehrtheit und Lesbarkeit. Der Versand in einem leicht änderbaren Format z.B. als Word-Dokument ist damit nicht möglich, allerdings steht unserer Meinung nach einer Erstellung im PDF-, Tiff oder JPG- Format nichts mehr im Wege. Ergänzend wäre zu empfehlen, das Dokument digital zu unterschreiben oder alternativ die versendete Mail gesondert als Nachweis zu speichern. Die Speicherung (Aufbewahrung) der Rechnungsdatei ist im Rahmen der auch für Papierbelege geltenden Aufbewahrungspflichten (10 Jahre) selbstverständlich. Ob ergänzend auch das Sendemedium (z.B. E-Mail) notwendig ist, erscheint uns zweifelhaft. Zu den Einzelheiten wird das Bundesministerium für Finanzen aber noch Stellung nehmen.